メールのエチケット:あなたの教授やボスに迷惑をかけないでメールを送る方法

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私は教授(または上司)ではありませんが、ボランティア活動で指導している高校生から数え切れないほどのメールを受け取ります。 監督者としての私の重要な責務の XNUMX つは、高校生ボランティアと XNUMX 週間を通して電子メールでコミュニケーションをとることです。 時間が経つにつれて、私はこうなりました – 無意識に、しかし自然に – ボランティア活動や組織に関する質問、懸念、苦情の窓口。 気づけば、私が担当しているボランティアだけでなく、外部の方からも問い合わせのメールが届くようになりました(これまでやり取りしたことのない人にメールを送信する方法については、以下の #3 を参照してください。).

XNUMX 年間の「行ったり来たり」を経て、この善意の若い世代が電子メールのエチケットに関して何らかの助けを得ることができるという結論に達しました。

しかし、正しいメールのマナーを守れていないのは高校生だけではありません。 多くの大学生や最近の卒業生も、教授や上司にメールを送ることに関しては同様に無知です(そしておそらく、彼らはよりよく知っていることが期待されているため、より「専門的ではない」と見なされています)。

この記事を読んでいる人たちへの私の願いは、これらの重要な電子メールのエチケットを学び、実践し、電子メールが真剣に受け止められるようになることです。 

良いメールを書くことは大学でも職場でも必須ですので、注意してください。

*この記事は大学生が教授に手紙を書く人向けに作られていますが、働いている人は「教授」を「上司」に置き換えることもできます。

1. 専門的な態度で教授に話しかける

「親愛なる教授 [姓] 様」が出発点として適しています。

以前に教授とやり取りしたことがある場合は、「こんにちは、教授 [姓]」と言うのはおそらく安全ですが、たとえどれほど「近い」関係であっても、挨拶として「やあ」と言うのはおそらく得策ではありません。教授。

+ 考慮すべきいくつかの点:

  • 教授が博士号を持っている場合は、その教授を「博士」と呼ぶことができますが、「博士」と呼ばれることを望まない教授もいるので、おそらく「教授」と呼ぶのが最も安全です。
  • 「夫人」という言い方は避けてください。 または「ミス」または「ミスター」 なぜなら、あなたの意図に関係なく、それは不快感を与えたり、不必要な気まずさを生み出したりする可能性があるからです。 さらに、これは私たちが話している大学のことであり、私たちは彼らを「教授」と呼びます。
  • 相手が明示的に許可を与えない限り、ファーストネームで呼びかけないでください。
  • 教授の名前を正しく綴ってください。 書いてください 正確に シラバスに記載されているとおり、二度確認してください。

2. 教授を個人として認識する

教授にメールするのには特別な理由があるのですね、わかります。 ただし、いきなり本題に進んで、相手に何かを尋ねたり、要求したりしないでください。 彼らにも学業の外に個人的な生活があることを認識してください。それらは彼らの役割ではありません。

本物かどうか(誠実さは常に表れますが)、教授に挨拶し、彼らを個人として認めてください。 「素晴らしい週末を過ごせたことを願っています!」のような言葉を言うことができます。 この簡単な文を追加するだけで、得られる反応が大きく変わる可能性があります。

3 自己紹介をしてください

本当に、そうしてください。 私の個人的な経験では、これまでに受け取ったメールで最もイライラしたのは、相手が自己紹介を怠ったメールでした (彼女が誰なのか全く分かりませんでした)そして「要点」に直行し、すでにルール#1から#3を破っています。

ボランティアをしたいけどやり方がわからない。

それが私が受け取ったメールです(個人用)) 受信箱。 挨拶も自己紹介も礼儀もありません。

文字通り 2 秒かかったメールを読みながら、私はこう思いました。 あなたが誰なのか、どうやって私の電子メールを入手したのか、また、私があなたのことを知らないのに、なぜ私があなたの要求を叶えるべきだと考えるのか、私にはわかりません。

しかし、プロ意識の欠如(そして私のイライラ)は脇に置いて、私は彼女がボランティアに応募する方法の詳細をすべて返信しました(彼女はウェブサイトで簡単に見つけることができました – 以下の #4 を参照してください)、同様にプロフェッショナルではない9単語の返信が返ってきただけです。 実際のところ、ボランティアはできないと思います。」

詳しく説明する必要がないと思います。

同様に、あなたが学生の場合、教授があなたのことを知っているとは思わないでください。 そしてもっと重要なのは、教授にわざわざあなたが何者であるかを探らせないことです。 学生識別番号、クラスセクション、コース番号など、必要な情報はすべてあなた自身が提供する必要があります。

これは、教授に初めてメールを送信する場合、またはこれまで教授とやり取りしたことがない場合に特に重要です。 もしそうなら、教授に念を押しておくことをお勧めします。たとえば、「私は、あれこれについて質問するために授業後に残った女の子です」と言うことができます。

4. 書いている理由を説明する

いよいよ、執筆の本当の理由を明らかにする時が来ました。 勤務時間外に教授に会うには予約が必要ですか? 試験スケジュールに矛盾はありますか? それが何であれ、簡潔かつ率直に、しかし礼儀正しくしてください。 言い訳をしたり、過剰な詳細を提供したりしないでください。 教授が気にしているのは、自分があなたのために何ができるかではなく、 なぜ 彼ら すべき あなたの代わりに何かをしてください(そうする必要はほとんどありません)。

メールを送信する前に、次の質問を自問してください。:

a) 私が求めている情報はすでにシラバスに記載されていますか?

b) クラスメートがこの問題を説明したり解決したりしてもらえますか?

c) 私の質問に答えたり、問題を解決したりできるのは教授だけですか?

5. (丁寧な) 行動喚起を含める

CTA は、販売やマーケティングの世界だけでなく、日常生活においても素晴らしいものです。 CTA はコマンドではなくリクエストです。 メールを終える前に、自分のリクエストを言い換えたり強調したりして、あなたが提起した問題に対処できるかどうか教授に尋ねてください。 これには、「[問題] についてご協力いただければ幸いです」または「ご都合のよい時間をお知らせください。直接お話させていただければ幸いです。」などと言うことができます。

6. 教授に感謝します

これは非常に明白ですが、学生はこれをいつも忘れてしまいます。 メールを閉じる際に、時間を割いてメールを読んでくれた教授に感謝の意を表します。 それは一般的な礼儀です。

7. フォローアップはするが、要求はしないでください

応答がない場合はお待ちください。 そして、もう少し待ちます(超緊急でない場合)。 「十分に」待った後は、優しくフォローアップしてください。 あなたを無視したり返信を忘れたりしたことで教授を責めないでください。教授にはもっと緊急で対処しなければならない問題があったかもしれませんし、あなたのメールが意図せず他のメールに埋もれてしまった可能性もあります。

フォローアップ メールを送信するときは、元のメールを転送しますが、最初のリクエストが何であったかを教授に思い出させてください。 そして、まだ返事を待っていることを相手に伝えてください。

[ディバイダ]

それでおしまい! これらの 7 つの手順に従った場合は、できることはすべて (または最低限のことは) 完了したことになります。

プロフェッショナルな優れた電子メールを書けることは、大学での単なる利点ではなく、必須です。 教授、クラスメート、上司、さらには友達と一生メールをすることになるので、正しい方法を学んでおいた方がよいでしょう。

「送信」ボタンを押す前に、コミュニケーションが明確で礼儀正しいことを確認してください。

[ディバイダ]

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